部下の本音がわからない上司へ本心を話してもらえる関わり方と面談での聞き方

報告・連絡・相談の変化

報告・連絡・相談（いわゆる「報連相」）は、部下の気持ちが表れやすいところです。次のような変化がないか、見てみましょう。

報連相が減ったときは、部下が「上司に話しても仕方ない」「怒られるかもしれない」と感じている可能性があります。報告が減ったら、責める前に「報告しにくい理由があるのかもしれない」と考えてみることが大切です。

表情や、残業・休み方の変化

当てはまることがあっても、それだけで「不満がある」「辞めるつもりだ」と決めつけないでください。体調や家庭の事情のこともあります。変化に気づいたら、責めるのではなく、声をかけるきっかけにしましょう。

部下の態度が急に変わったときは、仕事への不満やうわさ、私生活の事情など、同僚どうしの場合と共通する理由も考えられます。理由の見分け方は、同僚の態度が急に変わった本音も参考にしてください。

部下に避けられている気がする、嫌われているのではと不安なときは、職場の人間関係を整理できるこちらの診断も使ってみてください。

1対1で話す時間を、定期的にとる

月に1回、15〜30分でかまいません。仕事の進み具合を確かめる場とは別に、部下の話を聞くための1対1の時間をつくりましょう。

正面で向かい合うより、机の角をはさんで座るなど、少し斜めの位置のほうが話しやすい人もいます。雑談から入り、仕事の話は後半に回すくらいがちょうどよいでしょう。

ふだんから、声をかけやすい雰囲気をつくることも大切です。話しかけられたら、手を止めて体を部下のほうに向ける。「午後3時以降なら空いてるよ」と、話しやすい時間を伝えておく。こうした小さなことで、相談するときの気の重さが軽くなります。

自分のことを、先に少し話す

上司のほうから、自分の失敗や、若いころに困ったことを少し話してみましょう。「私も最初のころは、報告のタイミングがわからなくて何度も注意されたんだ」という一言で、部下は「この人には話してもいいかもしれない」と感じやすくなります。

ただし、昔話や自慢話が長くなると逆効果です。自分の話は短くして、すぐに部下の話を聞く側に回りましょう。

否定せず、最後まで聞く

部下が話し始めたら、途中で「でも」「それは違う」とさえぎらず、最後まで聞くことを意識します。「そうか」「それで？」と相づちを打ち、「〇〇がやりにくいんだね」と言われたことをくり返すだけで、聞いてもらえたと感じてもらえます。

意見が違うときも、まずは「話してくれてありがとう」と受け止めてから、自分の考えを伝えましょう。最初の一言が否定だと、部下は次から本音を言わなくなります。

話してくれたことに、行動で応える

部下の意見や困りごとを聞いたら、「検討しておく」で終わらせないことが大切です。できることは、いつまでにやるかを伝えて実行し、結果を報告しましょう。

すぐにはできないことや、さらに上の判断が必要なことは、その理由と今の状況を伝えます。「言ったら、ちゃんと返ってきた」という経験が、次の本音につながります。

面談の前に、目的を伝えておく

「来週の面談では、評価の話ではなく、今の仕事で困っていることを一緒に整理したい」と、前もって目的を伝えておきましょう。何を話すかがわかっていると、部下も考えをまとめてから来られます。

場所は、ほかの人に話が聞こえない部屋を選びます。オンラインで話す場合も、周りに人がいない時間を選んでもらいましょう。

話してもらいやすい質問の例

「何か不満はある？」のような大きな質問は、答えにくいものです。具体的で、短く答えられる質問から始めましょう。

• 「今の仕事で、いちばん時間がかかっているのはどれ？」
• 「最近の忙しさを10段階でいうと、どのくらい？」
• 「私の指示で、わかりにくかったことはある？」
• 「もし一つだけ仕事のやり方を変えられるとしたら、何を変えたい？」
• 「これから、挑戦してみたい仕事はある？」

「10段階でいうと」「一つだけ」のように、答えの形を決めた質問は、気持ちを言葉にしやすくします。数字が返ってきたら、「何があると一つ下がりそう？」と続けると、具体的な困りごとが見えてきます。

「特にありません」と言われたら

「特にありません」と言われても、がっかりしなくて大丈夫です。本当に問題がないこともあれば、まだ言葉にできていないだけのこともあります。

そんなときは、「もし新しく入った人が同じ仕事をするとしたら、どこでつまずきそう？」と、ほかの人の立場で聞いてみるのもひとつの方法です。自分のこととしては言いにくいことも、答えやすくなります。

無理に聞き出そうとせず、「思いついたら、いつでもチャットで送ってね」と伝えて終えましょう。面談のあとは、話した内容と約束したことを短くまとめて共有すると、「聞いてもらえた」という安心につながります。

聞いた話を勝手に広めず、評価にも結びつけない

部下が勇気を出して話したことが、ほかの人に伝わっていた。そうなれば、部下は二度と本音を話さなくなります。チームで共有したほうがよいことは、「この部分は、ほかの人にも伝えていい？」と本人に確かめてからにしましょう。

本音の中に上司への不満があっても、それを評価に結びつけてはいけません。不満を言ってくれる部下は、まだ職場をよくしたいと思っている部下でもあります。

私生活に踏み込みすぎない

仲よくなろうとして、休日の過ごし方や家族、恋愛のことを詳しく聞く上司もいます。けれども、立場が上の人からの質問は、部下にとって断りにくいものです。

相手が不快に感じれば、ハラスメント（嫌がらせ）と受け取られることもあります。私生活の話は、部下が自分から話したときに聞く程度にとどめましょう。

引き止めるより先に、話を聞く

「辞めるつもり？」と問い詰めると、部下は身構えて本音を隠してしまいます。「最近、少し元気がないように見えて気になっていたんだ。何か困っていることはない？」と、心配している気持ちから声をかけましょう。

話を聞くときは、仕事の量、仕事の中身、人間関係、これからの働き方、家庭の事情など、どこに困りごとがあるのかを一緒に整理します。上司の立場で変えられることと、変えられないことがあるので、できない約束はしないことも大切です。

退職を切り出されたら

退職を切り出されたら、驚いても感情的にならず、まずは「話してくれてありがとう」と伝えましょう。そのうえで、理由を聞きます。

引き止めたい気持ちがあれば、正直に一度だけ伝えてかまいません。ただし、部下の決意が固いときは、その気持ちを尊重しましょう。手続きや引き継ぎは、会社の決まりに沿って、人事と相談しながら進めます。気持ちよく送り出すことは、残るメンバーの安心にもつながります。

心や体の不調が心配なときは

眠れていない様子がある、ミスが急に増えた、表情がとても暗いなど、心や体の不調が心配なときは、上司ひとりで抱え込まないでください。本人の気持ちを尊重しながら、社内の産業医や保健師、人事の相談窓口、医療機関につなぐことを考えましょう。

部下から、ほかの社員による嫌がらせやハラスメントの相談を受けたときも、自分だけで解決しようとせず、会社の相談窓口と連携して対応してください。